aw
b
Architecture Workroom
Brussels

Vacature— Personal Assistant Directie (m/v)

Architecture Workroom (AW) wil haar team versterken met een personal assistant voor de directie. Het takenpakket wordt aangevuld met algemene directie ondersteunende taken. Je zal deel uitmaken van een dynamisch en geëngageerd team van architecten en onderzoekers.  Vanuit het overzicht op de verschillende trajecten en acties van de organisatie, sta je samen met de Workroom Manager in voor een proactieve ondersteuning van de directie. 

Functieomschrijving

- Je fungeert als rechterhand en vertrouwenspersoon van één van de directieleden. Je ondersteunt hem proactief in zijn dagelijkse werkzaamheden.

- Je bent verantwoordelijk voor een divers pakket aan administratieve en organisatorische taken waaronder agendabeheer intern en extern, travelmanagement, enz.

- Je staat in voor een professionele en vlotte communicatie met partners, opdrachtgevers en collega’s.

- Je filtert en screent binnenkomende vragen, taken en opdrachten op prioriteit en belangrijkheid. Je zorgt voor interne afstemming (o.a. dat de juiste interne verantwoordelijken het verder kunnen opnemen of correcte info kunnen aanleveren) en bent verantwoordelijk voor eventuele opvolging. 

- Je bent verantwoordelijk voor het beheer van binnenkomende en uitgaande correspondentie. Je beheert en verwerkt e-mails en bepaalt zelf waar actie nodig is.

- Je organiseert vergaderingen, je stelt de vergaderagenda op, verzamelt de nodige vergaderstukken, distribueert deze tijdig aan alle betrokken partijen, bent verantwoordelijk voor de verslaggeving van interne en externe vergaderingen en volgt actiepunten op.

- Daarnaast ondersteun je de directie in bredere zin (filteren inkomende telefonie,  behandelen post- en emailverkeer, ...). 

- Je volgt de administratie voor de interne en externe bestellingen op.

- Je bewaakt de planning en budget van de medewerkers.

Profiel

- Je beschikt over een diploma hoger onderwijs (minimum bachelor) of je kan relevante ervaring voorleggen.

- Je beschikt over min. 2 jaar ervaring in een administratieve management-ondersteunende functie.

- Je hebt inzicht in businessprocessen en kan ze toepassen op agendabeheer.

- Je organiseert je eigen werk effectief en richt je beschikbare tijd en energie op de hoofdzaken en acute problemen.

- Je werkt planmatig en efficiënt. 

- Je pikt nieuwe zaken en vaardigheden op en past ze toe waar nodig.

- Je denkt mee na en kan proactief handelen.

- Je beschikt naast je dienstverlenende instelling ook over zeer goede sociale vaardigheden.

- Je bent stressbestendig en beschikt over de capaciteit om een veelheid aan taken tegelijk te kunnen managen, zonder het overzicht te verliezen, om te synthetiseren en om structuur aan te brengen.

- Je communiceert vlot in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk (en hebt een goede kennis van het Frans en het Engels). 

- Je kunt vlot werken met de standaard MS Office tools (Outlook, Excel, Word & Powerpoint).

- Je hebt sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.

- Je bent discreet, communicatief, flexibel en nauwkeurig.

Aanbod 

Wij bieden een voltijdse aanstelling (38-urenweek). Verloning en arbeidsvoorwaarden zijn in overeenstemming met de zwaarte van de functie, passend voor een kleine socio-culturele organisatie en afhankelijk van kwalificaties en ervaring (PC 329.01). Snelle indiensttreding is een pluspunt.

Geïnteresseerd? 

Stuur dan je gemotiveerde sollicitatiebrief en CV ten laatste op zondag 18 maart 2018 naar info@architectureworkroom.eu ter attentie van Sylvia van den Hurk.

Plus

Vacature— Coordinateur de Production (h/f)
Water as Leverage for Resilient Cities: Asia
Plateforme Espace Ouvert— Publication Operation Open Space
THE MISSING LINK— Curator Statement, Agenda de Recherche et Call for Practices
Atelier Zennevallei
Urban Intervention — BRIDGE
Workshop Series — Urban Economy in the Brussels Metropolitan Area
Conférence et Débat — Donner Plus d’Espace à l’Industrie
La Biennale de Rotterdam nomme trois commissaires pour un diptyque 2018+2020
A Whole World to Win— Floris Alkemade in conversation with Els Vervloesem and Joachim Declerck
Masterclass— Zorgzame Buurten
Atelier Courtrai 2025— Stratégie de développement urbain innovant
Designing The Future— série de débats
Atelier Brussels— Masterclasses
Atelier Brussels— Lectures Structure and Stimulus
Atelier Brussels— Urban Walks
Anvers— Cartographie de la vivacité des quartiers : étude
Atelier Brussels— Expo A Good City Has Industry
Spoor Oost— Projet de rénovation urbaine
Ville de Bruges— Semaine de l'espace
Revitalisation de Zeebrugge— Projet de renovation urbaine
Torhout— étude sur le vécu et l’identité
Publication OASE 96 Social Poetics— The Architecture of Use and Appropriation
From Cure to Care— transitions à Utrecht, ville saine
Atelier Brussels— Urban Meeting IABR
Urban Meeting Bozar— La Métropole Productive
Imagine Europe— Bozar
Atelier Bruxelles— La Métropole Productive
Appel aux équipes de projet— Atelier Bruxelles Métropole Productive
Stratégie de développement— Ostende Rive Orientale
Révision du plan structurel d’aménagement du territoire— Ville de Bruges
La Ville-Fabrique— Buda Workroom
Colloque — Architecture en Belgique et Turquie : Pratiques changeantes
Plateforme de Culture Architecturale
Gand Muide-Meulestede
IABR 2016 — Atelier de Project Utrecht: The Healthy City
Publication—Tisser le tapis urbain
Eurodelta 2030 - 2100
Espace Bleu Eurométropolitain
Atelier— Productive BXL
Atelier de Stad— Bruxelles
Conférence — Mark Brearley
Festival Kanal Play Ground
Metropolitaan Kustlandschap 2100
IABR 2014 Urban by Nature— Atelier de projet Brabantstad
Exploration du futur de l'agence flamande terrienne (VLM)
Productive Space By Design— confèrence
Vision stratégique— Kern Rechteroever à Alost
Exploration stratégique— projets pilotes pour un paysage productif
Atelier— In Between
Atelier à Habiter— Exposition
Atelier— vision de développement à Sidaplax à Gand
Atelier De Stad Bruxelles— Kanal Play Ground
Atelier internationale— Eurometropolis
Conseils d'expert— 'Nieuw Gent'
Atelier— vision de développement de logements à Kapellen
Publication—The Ambition of the Territory
Symposium—Naar een gedeelde ontwerpagenda voor Vlaanderen
Vlaanderen als Ontwerp— Atelier
The Ambition of the Territory— deSingel Campus des Arts International
Conférence— Carolyn Steel - The Hungry City
Changing Cultures of Planning— Rotterdam, Zürich, Nantes, Randstad, Bordeaux
Vers une production visionaire des logement en Flandres
Plan—canal Bruxelles
The Ambition of the Territory—pavilion belge Venise 2012
Making City—5e Biennale Internationale d'Architecture de Rotterdam
Assitance à la maîtrise d'ouvrage—prison de Haren
Construire Bruxelles— Architecture et espaces urbains en Europe
Making City—Atelier Istanbul
G A R D E N— Parckdesign 2012
Open House Bruxelles—débats et parcours artistiques
Exposition—Making City
Exploring the metropolitan condition
The Next Economy— Les Belges présents en force à la Biennale internationale d’Architecture 2016
Master Class—120% Brussels
Trajectoire Urbaine—la Zone du Canal de Bruxelles
Programme—Construire Bruxelles
Exposition—Construire Bruxelles
Exposition—Architecture for Justice
Ateliers conceptuels—Plan d’aménagement du territoire flamand
Pré-annonce — IABR-THE MISSING LINK Rotterdam et Bruxelles
IABR–2018+2020–The Missing Link— Delta Atelier
Urbanising in Place— Construire le lien Alimentation-Eau-Energie à partir d’en bas
Anvers— Cartographie de l’évolution des phénomènes métropolitains à Berchem extra muros
Publication— Designing the Future
CS Genk— Campus Bret paysage d’apprentissage du 21e siècle
IABR-Atelier Rotterdam— et test site M4H
IABR–Atelier East Flemish Regio— Sort des starting-blocks
Appel régional de l’Atelier IABR-OVK— Façonnez vous aassi l'avenir de la Zone Centrale en Flandre Orientale
IABR-Atelier Rotterdam— La transition énergétique comme projet urbain
IABR-Atelier Rotterdam— Appel aux Architectes
Plate-forme Espace Ouvert— Appel Water-land-schap
Vacature— Gestionnaire de Contenu (h/f)
Vacature— Personal Assistant Directie (m/v)
With structural support from the Flemish government and regular support from the Brussels capital region and other regional and local governments.