aw
b
Architecture Workroom
Brussels

Vacancy— Personal Assistant Directie (m/v)

Architecture Workroom (AW) wil haar team versterken met een personal assistant voor de directie. Het takenpakket wordt aangevuld met algemene directie ondersteunende taken. Je zal deel uitmaken van een dynamisch en geëngageerd team van architecten en onderzoekers.  Vanuit het overzicht op de verschillende trajecten en acties van de organisatie, sta je samen met de Workroom Manager in voor een proactieve ondersteuning van de directie. 

Functieomschrijving

- Je fungeert als rechterhand en vertrouwenspersoon van één van de directieleden. Je ondersteunt hem proactief in zijn dagelijkse werkzaamheden.

- Je bent verantwoordelijk voor een divers pakket aan administratieve en organisatorische taken waaronder agendabeheer intern en extern, travelmanagement, enz.

- Je staat in voor een professionele en vlotte communicatie met partners, opdrachtgevers en collega’s.

- Je filtert en screent binnenkomende vragen, taken en opdrachten op prioriteit en belangrijkheid. Je zorgt voor interne afstemming (o.a. dat de juiste interne verantwoordelijken het verder kunnen opnemen of correcte info kunnen aanleveren) en bent verantwoordelijk voor eventuele opvolging. 

- Je bent verantwoordelijk voor het beheer van binnenkomende en uitgaande correspondentie. Je beheert en verwerkt e-mails en bepaalt zelf waar actie nodig is.

- Je organiseert vergaderingen, je stelt de vergaderagenda op, verzamelt de nodige vergaderstukken, distribueert deze tijdig aan alle betrokken partijen, bent verantwoordelijk voor de verslaggeving van interne en externe vergaderingen en volgt actiepunten op.

- Daarnaast ondersteun je de directie in bredere zin (filteren inkomende telefonie,  behandelen post- en emailverkeer, ...). 

- Je volgt de administratie voor de interne en externe bestellingen op.

- Je bewaakt de planning en budget van de medewerkers.

Profiel

- Je beschikt over een diploma hoger onderwijs (minimum bachelor) of je kan relevante ervaring voorleggen.

- Je beschikt over min. 2 jaar ervaring in een administratieve management-ondersteunende functie.

- Je hebt inzicht in businessprocessen en kan ze toepassen op agendabeheer.

- Je organiseert je eigen werk effectief en richt je beschikbare tijd en energie op de hoofdzaken en acute problemen.

- Je werkt planmatig en efficiënt. 

- Je pikt nieuwe zaken en vaardigheden op en past ze toe waar nodig.

- Je denkt mee na en kan proactief handelen.

- Je beschikt naast je dienstverlenende instelling ook over zeer goede sociale vaardigheden.

- Je bent stressbestendig en beschikt over de capaciteit om een veelheid aan taken tegelijk te kunnen managen, zonder het overzicht te verliezen, om te synthetiseren en om structuur aan te brengen.

- Je communiceert vlot in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk (en hebt een goede kennis van het Frans en het Engels). 

- Je kunt vlot werken met de standaard MS Office tools (Outlook, Excel, Word & Powerpoint).

- Je hebt sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.

- Je bent discreet, communicatief, flexibel en nauwkeurig.

Aanbod 

Wij bieden een voltijdse aanstelling (38-urenweek). Verloning en arbeidsvoorwaarden zijn in overeenstemming met de zwaarte van de functie, passend voor een kleine socio-culturele organisatie en afhankelijk van kwalificaties en ervaring (PC 329.01). Snelle indiensttreding is een pluspunt.

Geïnteresseerd? 

Stuur dan je gemotiveerde sollicitatiebrief en CV ten laatste op zondag 18 maart 2018 naar info@architectureworkroom.eu ter attentie van Sylvia van den Hurk.

More

Vacancy - Production Coordinator (m/f)
Water as Leverage for Resilient Cities: Asia
Open Space Platform— Publication Operation Open Space
THE MISSING LINK— Curator Statement, Research Agenda and Call for Practices
Atelier Zennevallei
Urban Intervention — BRIDGE
Workshop Series — Urban Economy in the Brussels Metropolitan Area
Lecture and Debate — Fitting More Industry In
Rotterdam Biennale appoints three curators for diptych 2018+2020
A Whole World to Win— Floris Alkemade in conversation with Els Vervloesem and Joachim Declerck
Masterclass— Caring Neighborhoods
Atelier Kortrijk 2025— Innovative urban development strategy
Designing The Future— series of debates
Atelier Brussels— Masterclasses
Atelier Brussels— Lectures Structure and Stimulus
Atelier Brussels— Urban Walks
Antwerp— Study to map the livability of neighbourhoods
Atelier Brussels— Expo A Good City Has Industry
Spoor Oost— Urban Renewal Project
City of Bruges— Week of the City
Zeebrugge Revitalisation— Urban Renewal Project
Torhout— experiential and identity study
Launch OASE 96 Social Poetics— The Architecture of Use and Appropriation
From cure to care— transitions in the healthy city of Utrecht
Atelier Brussels— Urban Meeting IABR
Urban Meeting Bozar— The Productive Metropolis
Imagine Europe— Bozar
Atelier Brussels— The Productive Metropolis
Call for design teams— Atelier Brussels The Productive Metropolis
Development strategy— Ostend Eastern Shore
Review of spatial structure plan— Bruges City
The City as Factory— Buda Workroom
Colloquium — Architecture in Belgium and Turkey: Changing practices
Architecture Culture Platform
Ghent Muide-Meulestede
IABR 2016 — Atelier Utrecht: The Healthy City
Publication—Reweaving the Urban Carpet
Eurodelta 2030 - 2100
Eurometropolitan Blue Space
Atelier— Productive BXL
Atelier de Stad— Brussels
Lecture — Mark Brearley
Festival Kanal Play Ground
Metropolitan Coast Landscape 2100
IABR 2014 Urban by Nature— Atelier Brabantstad
Exploration of the Future of Flemish Land Company (VLM)
Productive Space By Design— conference
Strategic vision— Kern Rechteroever in Aalst
Strategic exploration— pilot projects productive landscape
Atelier— In Between
Atelier à Habiter— Exhibition
Preparatory workshop— development plan for Sidaplax in Ghent
Atelier De Stad Brussels— Kanal Play Ground
International Atelier— Eurometropolis
Expert advice— 'Nieuw Gent'
Preparatory workshop— housing development plan in Kapellen
Publication—The Ambition of the Territory
Symposium—Naar een gedeelde ontwerpagenda voor Vlaanderen
Vlaanderen als Ontwerp— Atelier
The Ambition of the Territory— deSingel International Arts Campus
Lecture—Carolyn Steel - The Hungry City
Changing Cultures of Planning— Rotterdam, Zürich, Nantes, Randstad, Bordeaux
Towards a Visionary Housing Production in Flanders
Guide plan—Brussels canal
The Ambition of the Territory—Belgian Pavilion Venice 2012
Making City—5th International Architecture Biennale Rotterdam
Project definition—new prison in Haren
Building for Brussels— Architecture and urban transformation in Europe
Making City—Atelier Istanbul
G A R D E N— Parckdesign 2012
Open House Brussels—debates and artistic parcours
Exhibition—Making City
Exploring the metropolitan condition
The Next Economy— Belgium at The International Architecture Biennale 2016
Master Class—120% Brussels
City Trajectory—Brussels Canal
Program—Building For Brussels
Exhibition—Building for Brussels
Exhibition—Architecture for Justice
Concept studios—Spatial Policy Plan of Flanders
Announcement — IABR-THE MISSING LINK Rotterdam and Brussels
IABR–2018+2020–The Missing Link— Delta Atelier
Urbanising in Place— Building the Food-Water-Energy nexus from below
Antwerp— Mapping the shift of metropolitan phenomena in Berchem extra muros
Publication— Designing the Future
CS Genk— Campus Bret 21st century learning landscape
IABR-Atelier Rotterdam— and test site M4H
IABR–Atelier East Flemish Regio— Has left the starting blocks
Regional Call IABR-Atelier OVK— Help shape the future of the East Flanders Core region
IABR-Atelier Rotterdam— Energy transition as an urban project
IABR-Atelier Rotterdam— Call to Architects
Open Space Platform— Call Water-Land-Schap
Vacancy— Research collaborator (m/f)
Vacancy— Personal Assistant Directie (m/v)
With structural support from the Flemish government and regular support from the Brussels capital region and other regional and local governments.